Sygnaliści
Informacja o procedurze zgłoszeń wewnętrznych
Okręgowa Izba Radców Prawnych w Bydgoszcz wdrożyła zalecenia ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów. Wprowadzona procedura dedykowana jest w szczególności obecnym lub byłym pracownikom Izby, współpracownikom, kandydatom do pracy, stażystom
i praktykantom, a także innym osobom współpracującym z Izbą, w tym dostawcom, kontrahentom oraz członkom organów Izby.
Podstawowy katalog naruszeń prawa, które mogą być zgłaszane, obejmuje w szczególności następujące obszary: korupcję i inne nadużycia, naruszenia zasad etyki i rzetelności działania, zamówienia publiczne, prawidłowość gospodarowania środkami finansowymi, ochronę prywatności i danych osobowych, bezpieczeństwo sieci i systemów teleinformatycznych, naruszenia związane z wykonywaniem zadań publicznych przez Izbę, a także inne naruszenia prawa, o których mowa w ustawie, o ile informację o danym naruszeniu osoba zgłaszająca uzyskała w kontekście związanym z pracą lub współpracą z Izbą.
Zgłoszenie powinno zawierać przejrzyste i możliwie pełne wyjaśnienie, na czym polega naruszenie, opis wszystkich znanych szczegółów danej sytuacji (w szczególności kiedy miała ona miejsce i na czym polegała nieprawidłowość), a także – w miarę możliwości
– przedstawienie dodatkowych informacji, takich jak lista świadków lub posiadane dowody (np. dokumenty, korespondencja e-mail, zestawienia).
Zgłoszenia anonimowe nie będą rozpatrywane.
Przy składaniu zgłoszenia rekomendowane jest podanie danych do kontaktu (np. adresu korespondencyjnego lub adresu e-mail). Brak ich przekazania może uniemożliwić lub znacznie utrudnić komunikację z osobą zgłaszającą, a w konsekwencji uniemożliwić przekazanie potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia lub informacji zwrotnej po zakończeniu działań następczych.
Zgłoszenia można dokonać w następujący sposób:
- listownie – za pośrednictwem poczty tradycyjnej na adres siedziby Okręgowej Izby Radców Prawnych w Bydgoszczy, z dopiskiem „do rąk własnych – Pełnomocnik ds. naruszeń prawa”,
- osobiście – poprzez złożenie zgłoszenia w formie pisemnej bezpośrednio do Pełnomocnika ds. naruszeń prawa w siedzibie Izby,
- elektronicznie – poprzez wysłanie wiadomości elektronicznej na adres:
zgloszenia@oirp.bydgoszcz.pl
FAQ.
Sygnaliści – pytania i odpowiedzi
Kogo dotyczy procedura zgłaszania naruszeń?
Procedura zgłaszania naruszeń prawa obowiązująca w Okręgowej Izbie Radców Prawnych dedykowana jest w szczególności obecnym lub byłym pracownikom Izby, współpracownikom, kandydatom do pracy, stażystom i praktykantom, a także innym osobom współpracującym z Izbą, w tym dostawcom, kontrahentom oraz członkom organów Izby.
Jakiego rodzaju naruszenia mogą być zgłaszane?
Zgłoszeniu mogą podlegać naruszenia prawa dotyczące działalności Izby, w szczególności
w obszarach takich jak:
- korupcja i inne nadużycia,
- naruszenia zasad etyki i rzetelności działania,
- zamówienia publiczne,
- gospodarowanie środkami finansowymi,
- ochrona prywatności i danych osobowych,
- bezpieczeństwo sieci i systemów teleinformatycznych,
- wykonywanie zadań publicznych przez Izbę,
- ochrona konsumentów, środowiska lub zdrowia publicznego.
Możliwe jest również zgłaszanie innych naruszeń prawa, o których mowa w ustawie o ochronie sygnalistów, o ile informacja o naruszeniu została uzyskana w kontekście związanym z pracą lub współpracą z Izbą.
Jak powinno wyglądać zgłoszenie?
Zgłoszenie powinno zawierać przejrzyste i możliwie pełne wyjaśnienie, na czym polega naruszenie, w tym opis znanych okoliczności sprawy, w szczególności:
- kiedy miało miejsce zdarzenie,
- na czym polegała nieprawidłowość,
- kogo dotyczy zgłoszenie.
W miarę możliwości zgłoszenie powinno zawierać również dodatkowe informacje, takie jak wskazanie świadków lub posiadane dowody (np. dokumenty, korespondencję e-mail).
Czy zgłoszenia anonimowe będą brane pod uwagę?
Nie, zgłoszenia anonimowe nie podlegają rozpatrzeniu.
Czy należy podać dane kontaktowe?
Rekomendowane jest podanie danych kontaktowych umożliwiających komunikację z osobą zgłaszającą (np. adres e-mail, adres korespondencyjny lub numer telefonu).
Brak przekazania danych kontaktowych może uniemożliwić lub istotnie utrudnić potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia oraz przekazanie informacji zwrotnej po zakończeniu działań następczych.
Czy tożsamość sygnalisty jest chroniona?
Okręgowa Izba Radców Prawnych w Bydgoszczy zapewnia ochronę poufności tożsamości sygnalisty oraz informacji zawartych w zgłoszeniu. Dostęp do danych mają wyłącznie osoby upoważnione do przyjmowania i rozpatrywania zgłoszeń.
Ujawnienie danych może nastąpić wyłącznie w przypadkach przewidzianych przepisami prawa.
Czy zgłoszenie może mieć negatywne konsekwencje dla zgłaszającego?
Osoba dokonująca zgłoszenia w dobrej wierze objęta jest ochroną przed działaniami odwetowymi, nawet jeżeli zgłoszenie okaże się niezasadne.
Ochrona nie przysługuje osobom, które świadomie zgłaszają nieprawdziwe informacje.
Czy sygnalista otrzyma informację zwrotną?
O ile osoba zgłaszająca podała dane kontaktowe, Izba potwierdzi przyjęcie zgłoszenia oraz przekaże informację zwrotną o podjętych działaniach, w terminach określonych w procedurze.
Gdzie można zapoznać się ze szczegółowymi zasadami?
Szczegółowe zasady zgłaszania naruszeń prawa, podejmowania działań następczych oraz ochrony danych osobowych określone są:
- w Wewnętrznej procedurze zgłaszania naruszeń prawa i podejmowania działań następczych oraz ochrony sygnalistów obowiązująca w okręgowej izbie radców prawnych w Bydgoszczy,
- w klauzuli informacyjnej RODO dostępnej na stronie internetowej Izby.
Gdzie można dokonać zgłoszenia?
Zgłoszenia można dokonać w następujący sposób:
- listownie – za pośrednictwem poczty tradycyjnej na adres siedziby Okręgowej Izby Radców Prawnych, z dopiskiem „do rąk własnych – Pełnomocnik ds. naruszeń prawa”,
- osobiście – poprzez złożenie zgłoszenia w formie pisemnej bezpośrednio do Pełnomocnika ds. naruszeń prawa w siedzibie Izby,
- elektronicznie – poprzez wysłanie wiadomości elektronicznej na adres:
zgloszenia@oirp.bydgoszcz.pl